INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ORDER GROUP SP. Z O.O. Z SIEDZIBĄ W WARSZAWIE

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1) (dalej „RODO”) informujemy, że:

I. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka Order Group sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Chmielna 25 00-021 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m st. Warszawy w Warszawie, pod numerem KRS 0000489590, NIP: 5223011641, REGON: 147025032.

Z Administratorem danych możesz skontaktować się w następujący sposób:

1. listownie, kierując korespondencję na adres: ul. Chmielna 25 00-021 Warszawa,
2. wysłać wiadomość e-mail na adres: [email protected].

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD), w związku z czym we wszelkich sprawach ochrony swoich danych osobowych i realizacji swoich praw, należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

II. Kategorie i zakres przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji celów wskazanych w pkt III, w szczególności w zakresie negocjowania, zawarcia oraz wykonania umowy [współpracy (B2B), zlecenia].

Zakres przetwarzanych danych obejmuje następujące kategorie:

1. dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail,
2. dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia zawodowego oraz dotychczasowej współpracy lub zatrudnienia,
3. w przypadku kandydatów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, w szczególności: firma, numer NIP, siedziba i adres działalności, a także inne dane osobowe ujawnione w publicznych rejestrach, w tym w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
4. inne dane osobowe zawarte dobrowolnie przez Ciebie w dokumentach aplikacyjnych (CV), w szczególności wizerunek lub inne informacje niewymagane przepisami prawa ani przez Administratora.

Administrator nie przetwarza w procesie rekrutacji współpracowników danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.

Jeżeli proces rekrutacji był prowadzony z udziałem podmiotów pośredniczących, takich jak agencje rekrutacyjne, portale rekrutacyjne lub inne platformy umożliwiające publikację ofert oraz przesyłanie zgłoszeń, Administrator mógł otrzymać Twoje dane osobowe również za pośrednictwem takich podmiotów, w tym poprzez formularze aplikacyjne udostępniane na tych platformach.

III. Cel, podstawa i okres przetwarzania Twoich danych

Twoje dane wykorzystuję w następujących celach:

1. zawarcie i wykonanie umowy współpracy/ o świadczenie usług z kontrahentem (w tym weryfikacja tożsamości i uprawnień osoby przed zawarciem umowy) – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Twoje dane będą przez nas przetwarzane przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu – przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, w celu umożliwienia Administratorowi obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji, chyba że wcześniej dojdzie do zawarcia umowy współpracy,
2. kontakt pod podanym numerem telefonu/adresem e-mail w celach związanych z realizacją umowy współpracy/o świadczenie usług – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania umowy, następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
3. archiwizowanie CV i listów motywacyjnych kandydatów do współpracy na cele rekrutacji przyszłych (o ile wyrażono zgodę) - podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - tylko jeżeli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie Twoich danych w tym celu (wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na cele rekrutacji przyszłych). Dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego lub rezygnacji kandydata z ubiegania się o zatrudnienie, chyba że wyrazisz zgodę na przetwarzanie danych osobowych także na potrzeby ewentualnych przyszłych rekrutacji. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie (co nie wpływa na legalność działań podjętych przed jej wycofaniem). Dane usuwane są niezwłocznie, w przypadku wycofania zgody na przetwarzanie danych; w każdym przypadku dane są przetwarzane nie dłużej niż przez 12 miesięcy od dnia wyrażenia zgody,
4. obsługa żądań/realizacja praw osób których dane są przetwarzane wykonywania nałożonych na Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 13 -21 RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Dane przetwarzane w celach obsługi żądań/realizacji praw osób, których dane są przetwarzane Administrator przetwarza do czasu zrealizowania żądania zgodnie z obowiązkiem prawnym, wynikającym z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, nie dłużej jednak niż do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych powyżej, zgodnie z art. 118 Ustawy z 23 kwietnie 1964 r. kodeks cywilny.

IV. Kategorie odbiorców danych

Z uwagi na konieczność wywiązania się z ciążących na Administratorze obowiązków prawnych oraz zapewnienia odpowiedniej organizacji w podmiocie Administratora Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, czy infrastrukturę informatyczną, umożliwiające zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług poczty elektronicznej, usług hostingowych i chmurowych, firmom kurierskim, serwisantom), ), podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi doradcze, prawne, podatkowe lub księgowe w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług, podmiotom upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zwłaszcza sądom i organom władzy publicznej - w przypadku wskazanym przez odpowiednie przepisy prawa,

Udostępnianie Twoich danych zawsze będzie miało miejsce jedynie w niezbędnym zakresie - zarówno w kontekście zakresu udostępnionych danych jak i czasu trwania udostępniania.

V. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) ani do organizacji międzynarodowych. Może jednak dojść do przekazania danych poza EOG w sytuacji korzystania przez Administratora z usług dostawców narzędzi informatycznych (np. usług poczty elektronicznej, systemów wspierających komunikację lub hostingu), którzy mogą przechowywać lub przetwarzać dane na serwerach zlokalizowanych poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki. W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się wyłącznie pod warunkiem zapewnienia jednego z mechanizmów bezpieczeństwa przewidzianych w RODO, w szczególności: gdy dostawca uczestniczy w programie EU–US Data Privacy Framework (DPF), co potwierdza jego przestrzeganie zasad adekwatnej ochrony danych osobowych, lub na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) przyjętych przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa stosowanymi przez dostawcę. Lista podmiotów certyfikowanych w ramach DPF dostępna jest pod adresem: https://www.dataprivacyframework.gov

VI. Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych

Administrator zapewnia Ci prawo:

1. dostępu do swoich danych,
2. sprostowania danych,
3. do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
4. ograniczenia przetwarzania danych,
5. prawo do przenoszenia danych (w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany).

VII. Prawo sprzeciwu

W szczególnych sytuacjach możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, jeśli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora lub interes publiczny.

W takim przypadku, po rozpatrzeniu Twojego wniosku, nie będziemy mogli przetwarzać Twoich danych objętych

sprzeciwem, chyba że wykażemy, iż istnieją:

1. ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania nadrzędne wobec Twoich praw i wolności, lub
2. podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

VIII. Prawo cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzanie Twoich danych następuje na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, w każdej chwili masz prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. Cofnięcia zgody możesz dokonać wysyłając wniosek listownie lub pisząc do niego wiadomość email (numer i adresy podane w pkt. I powyżej).

IX. Sposób wykonania Twoich praw

Możesz skorzystać z praw o których mowa w pkt. VI-VIII wysyłając wniosek listownie lub pocztą elektroniczną (adresy podano w pkt. I powyżej). Aby mieć pewność, że jesteś uprawniony do złożenia wniosku, Administrator może poprosić o podanie dodatkowych informacji pozwalających na uwierzytelnienie Twojej osoby. Zakres każdego z ww. praw oraz sytuacje kiedy można z nich skorzystać wynikają z przepisów prawa, a możliwość skorzystania z uprawnienia zależeć będzie, np. od podstawy prawnej wykorzystywania danych oraz od celu ich przetwarzania.

X. Skarga

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy prawa.

XI. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W toku przetwarzania Twoich danych, nie będzie dochodzić do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które mogłyby wywoływać w stosunku do Ciebie skutki prawne lub w inny istotny sposób na Ciebie wpływać.

XII. Informacje o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych w zakresie imienia, nazwiska, danych kontaktowych oraz danych dotyczących wykształcenia i kwalifikacji zawodowych oraz dotychczasowego zatrudnienia i doświadczenia zawodowego jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w procesie rekrutacji.